Política de Archivado y Retención de Mensajes

A raíz del anuncio de Microsoft: Cambios en las ofertas de almacenamiento en Microsoft 365 Educación , la ULPGC está aplicando medidas recomendadas por Microsoft para reducir el espacio de almacenamiento. Una de estas medidas es la de habilitar los buzones de archivo en línea y activar las Directivas de retención y archivado.

Buzón de archivo en línea

Desde el cliente Outlook de escritorio y desde el cliente Outlook Web verán un nuevo buzón de correo, que se le mostrará al final de la lista de carpetas, con el nombre "Archivo local: [el nombre de cada uno]"

Nota: Todos los mensajes que muevan a este nuevo buzón (Archivo local) no contabilizarán como espacio ocupado.

Para saber cuanto espacio ocupa el buzón principal y el buzón de Archivo local, tienen que ir a la opciones (icono de rueda dentada), elegir el apartado "General" y "Almacenamiento":

Directivas de Archivado y Retención

Se han definido unas directivas que pueden utilizar para gestionar la vida de los mensajes de correo. Estas directivas las puede aplicar a cada carpeta por separado. Si eligen una carpeta y van al menú contextual, les aparecerá lo siguiente:

Donde podrán elegir una directiva de archivado o de retención que estimen oportuna para la carpeta en cuestión. Por ejemplo, si en esa carpeta filtramos los correos de una lista de distribución y no nos interesan si pasa más de una semana, podemos elegir la directiva "1 Week Delete".

Automatización por defecto

Para todas las carpetas a las que no se haya asignado una directiva de archivado y retención, se les aplica una directiva de archivado que se encarga de mover, de forma automática los siguientes mensajes:

• Mensajes antiguos: Se mueven al Archivo Local tras 2 años (5 años para PDI y PTGAS).
• Elementos eliminados: Borrado definitivo tras 6 meses.
• Correo no deseado: Borrado definitivo tras 3 meses.

 
Los mensajes eliminados mantienen la posibilidad de recuperase en la carpeta de "Elementos eliminados":

Preguntas frecuentes (FAQ)

No veo el buzón de archivo en línea

Prueba a cerrar sesión y volver a entrar en tu cuenta de Outlook para forzar la actualización de la lista de carpetas.

¿Cómo puedo consultar mi espacio ocupado?

Ve a Configuración (rueda dentada) > General > Almacenamiento.

Tengo otras dudas ¿Qué puedo hacer?

Si aún leyendo esta documentación sigue teniendo dudas puede contactar con el Servicio de Informática y consultarnos sus dudas.