Acceso a las listas

 Para el acceso a la web de las listas usaremos la identificación con contraseña única tal como otros servicios: correo electrónico, MiULPGC y Campus Virtual. Los miembros de la comunidad universitaria son miembros y/o administradores de alguna lista según el rol del usuario de acceso. Si se identificara con DNI mostrará las listas asociadas al correo principal y no las asociadas al correo de cargo en caso que lo fuera.
 Una vez autenticado desde Servicio de listas de distribución de la ULPGC con el usuario personal veremos nuestras listas asociadas. En caso de no tener las esperadas usar el usuario de cargo si fuera el caso: si el correo de cargo es p.e. adm_edificio@ulpgc.es acceder con el usuario adm_edificio. Para acceder a las listas con el usuario personal y el de cargo simultáneamente usar navegadores distintos. Firefox para acceder con el usuario de la cuenta personal y Chrome o Edge para la de cargo.
Tras la matriculación del estudiante se inicia su suscripción automática a las listas Institucionales en la jornada siguiente.

¿Estoy en alguna lista?

No estaré en ninguna lista si entrando con mis credenciales en el Servicio de listas de distribución de la ULPGC obtenemos el mensaje Sin suscripción. Si  además no estoy en el Directorio Institucional lo notificamos a la Secretaría Técnica de Organización (organizacion@ulpgc.es) para que incluyan nuestro correo. En una jornada se activan las suscripciones a las listas automáticas: departamentos, centros y comunidad. Para la suscripción al resto de listas, de administración manual, solicitarlo al administrador de la lista vía correo electrónico. Son listas de administración manual: administración electrónica, grupos de trabajo y sindicatos entre otras.
Si tengo más de un correo institucional: tendré que hacer las comprobaciones anteriores para mis otras cuentas: cuenta de cargo o de alumno.
 

Acceso a la información de las listas

Las direcciones para acceder a las listas son las siguientes:

• Enumeración de las listas como suscriptor o administrador: [*]
• Información de una lista particular: En la url  https://listas.ulpgc.es/sympa/info/[Nombre de la lista]  hay que sustituir [Nombre de la lista] por la lista en cuestión.
• Relación de listas y administradores: [**]
• Directorio institucional: [***]

Si está identificado en el navegador con las credenciales de PAS/PDI, puede que haya otras listas asociadas a su usuario de cargo institucional. Entonces debe acceder en otro navegador web con las credenciales de ese otro usuario.

Acceso a la web de administración de la lista

Al entrar en la lista (ver imagen) en el cuadro de la izquierda "Opciones de la Lista", ir al enlace "Admin" donde podemos iniciar los procedimientos de administración accesibles desde el menú horizontal central. Los usuarios que no son administradores o que no han entrado con el usuario adecuado con privilegios de administrador, verán un error al pinchar en este enlace. Si se accedió con el usuario personal y no vemos las listas esperadas, debe intentarlo con el usuario de cargo.

Tipos de lista

Disponemos de dos tipos de listas atendiendo a la forma de suscripción: de mantenimiento manual y de mantenimiento automático:

• mantenimiento manual: inicialmente sin suscriptores es el administrador quien los va añadiendo.
• mantenimiento automático (departamentos, centros, comunidad...): sus miembros se actualizan a diario usando como fuente de datos la base de datos institucional. Además admite añadir/eliminar suscriptores manualmente.

Administración de los suscriptores

• Añadir suscriptores: Desde el cuadro "Opciones de la lista" del menú "Suscriptores". Se abrirá la ventana "Gestionar miembros de la lista". En "Añadir suscriptores" hay una casilla llamada "Añadir un suscriptor único" donde se escribe la dirección del suscriptor. Si son varios suscriptores a añadir: ir a "Añadir múltiples suscriptores" pulsar en "Añadir varios" para abrir una ventana donde escribir una dirección por línea. Si no es necesario avisar al suscriptor: marcar antes la casilla "en silencio".

• Eliminar suscriptores: Desde el cuadro "Opciones de la lista" del menú "Suscriptores". Se abrirá la ventana "Gestionar miembros de la lista". Marcar el/los suscriptor/es en cuestión y pulsar el botón "Eliminar las direcciones de correo seleccionadas". Si no es necesario avisar al suscriptor: marcar antes la casilla "en silencio".

Moderación de los mensajes que llegan a la lista

Las listas pueden ser de tipo moderadas o no moderadas:

• Cuando una lista es de tipo moderada los mensajes de los suscriptores deben aprobarse por el moderador para pasar a distribuirse a los miembros de la lista (las listas de alumnos son un ejemplo de listas moderadas).

• Cuando una lista es no moderada, se entregan automáticamente a los suscriptores de la lista

Se pueden moderar los envíos a las listas tanto respondiendo al correo electrónico recibido del gestor de listas, como por la página web del servidor de listas.

• Moderación vía correo: Cuando llega un mensaje a una lista moderada, el emisor recibe un aviso por correo electrónico de que su mensaje está a la espera de moderación y el moderador recibe un aviso similar al siguiente. Debe pinchar en el enlace correspondiente según le interese aprobar la distribución del mensaje o no (indicados en color azul) y enviar el correo que le aparece:

• Moderación desde la web de la lista: En el cuadro "Opciones de la lista" en el menú "Moderar" y en "Mensajes" se listan los mensajes a moderar donde se presentan dos opciones: distribuir el mensaje a los miembros de la lista o rechazar el mensaje avisando al remitente.

Archivo de la lista

El Archivo de las listas muestra los correos que se han distribuido sin incidencias a los suscriptores. Este es histórico accesible desde del cuadro de gestión "Opciones de la lista" en el menú "Archivo". El cuadro de búsqueda y los botones redondeados de año y mes nos permiten listar los correos enviados a la lista en el periodo seleccionado.
 

 

Ver errores de rechazos y registros de una lista

Para monitorizar la actividad de la lista se podrán comprobar los rechazos y los registros de eventos.

• Rechazos: Si la lista encuentra un problema con una dirección de un suscriptor (por ser inexistente, inalcanzable o por tener el buzón lleno) se marcará esa dirección como "en rechazo" y no le enviará más correos hasta que se resuelva el problema. En este caso se muestra en el cuadro principal izquierdo debajo del texto 'Tasa de error' con un porcentaje dependiendo respecto al nº de suscriptores. Hay dos tareas en la gestión de las direcciones en rechazo:
  1. Revisar direcciones en rechazo: ir al cuadro de administración de la lista en el enlace 'Rechazos' .
  2. Quitar direcciones marcadas en rechazo: marcar y pulsar el botón 'Restablecer errores para los usuarios seleccionados'. Cuando comprobemos que el problema con la cuenta se resolvió.
• Registros(logs): Nos permite monitorizar los eventos de la lista. Hay una serie de campos para filtrar la salida de eventos. Si pulsamos en el botón Ver sin rellenar ningún campo se muestran todos los eventos de la lista. En la columna Estado podemos ver si el correo fue entregado sin problema (success) o si hubo algún error (error). En la columna Acción se pueden observar los valores Edit_list (si el administrador está modificando opciones), get_bounce (si el correo entro en rebote). Veamos un ejemplo de los eventos registrados para la lista estudiantes_FEDE:

 
Período de búsqueda: 15 junio 2021 a las 06:01:14 hasta el 16 septiembre 2021 a las 10:50:52 La búsqueda se ha realizado en la lista test. 12 resultados.

Preguntas frecuentes

¿A qué listas estoy suscrito y cuáles administro?

Es posible ver el listado siguiendo estos pasos:

1. Identificarse desde el  botón "Identifícate"
2. Pulsar el botón "Buscar Listas"
3. Ver nuestras listas asociadas desde el menú "Índice de listas"
4. Acceder a la lista de interés.

¿Si soy suscriptor de una lista puedo des-suscribirme autónomamente?

Es posible hacerlo temporal e indefinidamente siguiendo los pasos siguientes:

1. Ir a la página de inicio del gestor de listas y accede con tu usuario a: https://listas.ulpgc.es/sympa
2. Ir arriba a la derecha y pulsar en mi nombre de usuario y luego en el menú 'Mis Listas'
3. Seleccionar una lista
4. En el cuadro de menú de la izquierda, pulsa en el enlace 'Opciones del subscriptor'.
5. En 'Modo de recepción': seleccionar 'sin correo' y pulsar en el botón 'actualizar'
   o de otra forma:
   • Abajo en el apartado 'Suspender suscripción' en 'De' poner fecha de hoy, marcar la casilla de verificación 'suspender mi suscripción indefinidamente' y pulsar en el botón 'suspender mis suscripciones'

¿Los administradores son Moderadores o Propietarios?

En la gestión de listas se define el rol de propietario (owner) y moderador (editor). En esta documentación se asocia el rol genérico "administrador" a ambos. Aunque estrictamente los moderadores sólo pueden aprobar o denegar mensajes, no pueden modificar la configuración de la lista ni los suscriptores pues son tareas propias del rol de Propietario con privilegios.

¿Es posible añadir un administrador a la lista?

Es posible que el propietario añada a un moderador o a otro propietario siguiendo los pasos siguientes:

• Añadir un Moderador: desde el cuadro "Opciones de la Lista" en la línea iniciada con "moderadores..." pinchar en el icono azul del lápiz. En el apartado "Añadir moderadores" completar el formulario para luego pulsar en el botón "Actualizar". Un moderador puede ser añadido por un Propietario con privilegios.
• Añadir un Propietario: desde el cuadro "Opciones de la Lista" en la línea iniciada con "Propietarios..." pinchar en el icono azul del lápiz. En el apartado "Añadir propietarios" completar el formulario para luego pulsar en el botón "Actualizar". Para añadir un Propietario hay que ser Propietario con privilegios.

¿Cómo funciona moderación?

A continuación se detallan los casos donde coexisten o no propietarios con moderadores:

• Lista con propietarios y moderadores distintos entre si: sólo avisa de la moderación a los moderadores.

• Hay propietarios y no moderadores: los propietarios pasan a ser moderadores por lo que los mensajes de moderación les llegan a ellos.

• Soy propietario y mis envíos a la lista son moderados:  debe añadirse con el rol de moderador.
• Quiero añadir fuentes externas de datos a mi lista: es el ListMaster al que corresponde la configuración global del la listas.

Ampliar información de cómo funciona el servicio de listas de correo: roles y responsabilidades.
 

¿Qué es una lista blanca/negra o de moderación?

El listado blanco (Whitelist), el negro (Blacklist) y de moderación (ModList) se compone de direcciones de correo que el administrador puede añadir en cada lista. Estos listados se comparan con la dirección del remitente de cada correo entrante a mi lista y puede tener un efecto de dejar pasar, de descartar o de moderar ese correo. Estas comprobaciones siguen el orden de prioridad siguiente:
listado negro → listado moderación → listado blanco → comprobaciones de otras opciones de envío de mi lista
Ejemplo se uso: "el administrador añade el correo de un remitente a la listado negro y en la blanco a la vez". Cuando se envía un correo a la lista de correo esta chequea si el remitente está en en el primer listado (blacklist) y en caso afirmativo será descartado. Una vez descartado ya no se comprobarán los listados que están a continuación de menos precedencia, a saber: ni de moderación ni el de lista blanca.

• En el cuadro "Opciones de la Lista" → menú "Admin" → menú vertical central ir a los enlaces de "Blacklist","Modlist" o "Whitelist" para añadir el correo a filtrar.

Ver en la imagen el menú Operaciones básicas" donde están los enlaces de "Blacklist","Modlist" y "Whitelist":

¿Puedo permitir a un remitente enviar correo a la lista sin que sea moderado?

Para añadir un remitente permitido que pueda enviar a la lista correos sin ser moderado y sin ser administrador seguir el procedimiento siguiente:
En el cuadro "Opciones de la Lista" → menú "Admin" → ir a la barra de menú central horizontal → seleccionar "Whitelist" → añadir el correo sin espacios en una nueva línea. En la imagen se muestran los 4 primeros de una lista blanca de 21 correos.

¿Excluir a un suscriptor aunque se suscriba periódicamente?

Los suscriptores excluidos de la lista no recibirán sus mensajes. Con la exclusión es posible dar de baja a un suscriptor aunque sea incluido periódicamente por una fuente de datos como el caso de las listas automáticas. Los suscriptores se añaden en la tabla de exclusión en los menús de baja y se eliminan en los de suscripción.

• En el cuadro "Opciones de la Lista" →  Menú "Suscriptores" → menú "Opciones administrativas" → opción "Excluir" → marcar el correo que vamos a sacar de la Lista de excluidos → pulsar el botón "restablecer las direcciones de correo seleccionadas"

¿Por qué un suscriptor no recibe correos?

• Si el administrador lo excluyó manualmente debe quitar dicha exclusión.

• El suscriptor y el "listmaster" en https://listas.ulpgc.es/sympa/my mostrará el mensaje: "Suspendido desde <fecha> hasta una fecha indefinida".

¿Ser el propietario o el moderador de una lista hace que estés suscrito automáticamente a ella?

Los propietarios y moderadores tienen que suscribirse a la lista para recibir sus mensajes.

¿Existen listas de suscripción opcional?

Así es, son tres: deportes, cultura y boulpgc. Para elegir sus preferencias respecto a las listas de este tipo el suscriptor debe dirigirse a  MiULPGC - Mis Utilidades - Listas de correo ULPGC y marcar/desmarcar las casillas según sus preferencias. La pertenencia al resto de las listas es obligatoria para el alumnado. En la imagen siguiente se puede ver el apartado de listas opcionales.

Otras tareas a realizar en una lista

Desde esta página se detallan el resto de tareas para gestionar el resto de opciones de listas.

Documentación de interés

• Buenas prácticas de los usuarios
• Buenas prácticas de los moderadores
• Marco legal de las listas

 
Solicitar cualquier aclaración contactando con el Servicio de Informática.