Descripción del servicio

El objetivo del servicio es prestar un apoyo técnico que garantice una puesta a punto correcta del sistema de videoconferencia de la Sede Institucional y asegure una rápida respuesta en caso de que surjan complicaciones técnicas en el sistema.

El servicio de apoyo técnico consistirá en disponer de un técnico que se encargará de poner en marcha todos los equipos de la Sala de Dirección de la Sede necesarios para la realización de una videoconferencia y, en caso necesario, apagarlos al finalizar ésta. En el caso de requerirlo, también instruirá a los participantes a la videoconferencia en las posibilidades del aparato con el objetivo de que ésta se realice con la máxima fluidez posible y sin necesidad de estar presente.

En el caso de que los asistentes requieran de la presencia del técnico durante toda la videoconferencia deberán haberlo indicado en la solicitud, que incluirá la duración esperada del acto.

En caso de estar presente, el técnico estará disponible para atender las dudas sobre el uso de los aparatos de videoconferencia, así como resolver las incidencias de índole técnica que puedan surgir.

Condiciones del servicio

El SIC presta este servicio como apoyo al uso de los aparatos de videoconferencia. No se hará cargo, por tanto, de ninguna tarea relativa a la organización de la videoconferencia ni de la reserva de los recursos, que deberán realizarse por los organizadores como consideren oportuno. El servicio proporcionado por el SIC debe entenderse como un recurso más de los que pueden emplearse para celebrar la videoconferencia.

Igualmente, la presencia del técnico en la sala está concebida para dar respuesta a dudas e incidencias, y no debe entenderse como un asistente para la ejecución de acciones comunes ni como un participante más de la videoconferencia.

Con carácter indicativo y no limitativo, a continuación se enumeran algunas de las actuaciones que quedan fuera del alcance del servicio:

• La reserva de la Sala de Dirección u otros recintos necesarios para la celebración de la videoconferencia.
• La provisión de cualquier otra clase de recursos para la videoconferencia, tales como material de oficina, catering, acondicionamiento físico del recinto, etc.
• Las gestiones para la organización de la videoconferencia con los interlocutores: contacto telefónico con los participantes del otro extremo, llevar la lista de contactos, coordinación de horarios, etc.
• La ejecución de acciones habituales en el desarrollo normal de la videoconferencia, tales como mover la cámara para enfocar a los participantes, conmutar los micrófonos, pasar las diapositivas, etc.
• La participación activa en el contenido de la videoconferencia: participación oral, moderación de los diálogos, control de tiempos de uso, elaboración de textos, resúmenes y notas, etc.

Quién puede solicitar el servicio

El servicio se solicitará desde el Gabinete del Rector, con el fin de coordinar el uso potencial de la Sala de Dirección de la Sede Institucional o el uso del aparato de videoconferencia portátil ubicado en la Sala A.

Forma de solicitarlo

Se solicitará al Serivicio de Informática por los canales habituales de contacto del SI.

Para poder garantizar plenamente la prestación del servicio, se deberá solicitar con al menos 24 horas de antelación. Sólo así se podrá garantizar la disponibilidad de un técnico en la Sede que preste el servicio en la fecha y hora convenida ya que solicitándolo el mismo día y con escasa antelación podrá ocurrir que el técnico esté atendiendo alguna incidencia cuya resolución no pueda ser interrumpida.

En la actualidad únicamente se prevé la prestación del servicio en horario de mañana (de 8.00 a 15.00). Si fuera necesaria la asistencia de un técnico por la tarde o en fin de semana deberá solicitarse con al menos una semana de antelación.

La solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Fecha y hora de la Videoconferencia
• Duración prevista: (ej: 2 horas)
• Necesita un técnico durante toda la videoconferencia: Sí/No

En el caso de requerir una prueba, ésta será tratada por el SIC del mismo modo que la videoconferencia en si misma por lo que necesitará especificar los mismos datos referidos a la prueba (Fecha y hora de la prueba, duración prevista, requiere la presencia del técnico durante toda la prueba).